Gagner du temps par une rationalisation de l’organisation. 30 % du temps du personnel administratif est consacré à la gestion des documents, 25 % du temps d’un cadre est passé à manipuler, chercher un renseignement ou un document. Un classement accessible, fiable et évolutif s’avère donc indispensable pour permettre un accès rapide à l’information.

OBJECTIFS
• Réfléchir aux incidences d’une mauvaise organisation des documents dans l’Entreprise et des coûts engendrés
• Analyser et trouver des méthodes concrètes de gestion optimisée des documents et des dossiers.
• Utiliser Word ou Excel comme base de données

MÉTHODES ET MOYENS PÉDAGOGIQUES
• Alternance de séquences d’analyse des problèmes posés, d’apports méthodologiques, de travaux personnels des participants.
• Études des cas rencontrés par les stagiaires et solutions personnalisées élaborées par groupes et sous-groupes avec le formateur.
• Atelier d’application en salle informatique.Pour faciliter la mise en oeuvre, des outils seront remis à chaque stagiaire.

PROGRAMME
Gérer et organiser l’information
• Analyser les enjeux du classement et de l’archivage
• Définir les informations à traiter et repérer les contraintes
• Déterminer les critères de tri et de sélection de l’information
• Connaître les principes d’une gestion efficace des documents

Mettre en place un classement fiable et accessible
• Repérer les différentes phases de gestion des documents
• Connaître les différentes méthodes de classement (avantages/inconvénients)
• Organiser un système facilitant l’accès de tous à l’information
• Structurer les dossiers en fonction des besoins
• Utiliser des outils de suivi efficaces (plan classement, fiche procédure, de suivi…)

Organiser la gestion des archives
• Découvrir les obligations légales de conservation des documents
• Déterminer les documents à archiver, les documents à éliminer
• Mettre en place d’une procédure d’archivage
• Adopter des outils de gestion des archives
• Faire vivre les archives

Améliorer la recherche des documents par une gestion informatisée
• Automatiser le plan de classement (Word/excel)
• Mettre en cohérence classement papier/classement micro
• Créer des bases de données documentaires
• Gagner du temps dans la recherche à l’aide des liens hypertexte

Découvrir la gestion électronique des documents (GED)
• Les principes de fonctionnement et d’utilisation de la GED
• Le schéma d’organisation d’une GED (circuit, matériels, etc.)
• L’analyse d’une mise en application (exemples, coût, avantages, inconvénients)
• Démonstration et utilisation d’un logiciel de gestion électronique des documents

Évaluer la pratique et étudier les besoins
• Effectuer un diagnostic de sa pratique
• Définir des axes d’amélioration
• Construire son plan d’action personnalisé afin de perfectionner et faire vivre la gestion des documents dans son service